Optymalizacja podatkowego rozliczenia kaucji

Przedsiębiorąca rozliczający kpir + VAT świadczący usługi w zakresie ślusarstwa, handlu i najmu. W zawartej umowie najmu jest informacja o pobraniu kaucji w kwocie XX 000,00 i została ona przelana na konto firmy. Po dwóch latach nastąpiło zakończenie umowy najmu i trzy miesiące trwały negocjacje w kwestii jej zwrotu. Finalnie przedsiębiorcy ustalili, że z pobranej kwoty będzie zatrzymana wartość XX 000,00 na pokrycie XXXXX itp..., a kwota XX 000,00 zwrócona na konto byłego już najemcy.

Pytania:
1. Czy kaucja powinna być rozliczona w dniu zakończenia najmu czy może być jak w tym przypadku po trzech miesiącach i wystarczy spisać tylko porozumienie?
2. Czy zatrzymana wartość kaucji XX 000,00 stanowi przychód w dniu porozumienia i jest kwotą brutto wobec czego podlega opodatkowaniu PIT i VAT?
3. Czy na wartość zatrzymanej kaucji powinna być wystawiona faktura VAT wg stawki 23% jako usługa naprawy itp...? (wynajmujący nie ma w kosztach wydatków na likwidację szkód - zrealizował je we własnym zakresie)
4. Czy kaucja może być w jakiś sposób rozliczona by stanowiła tylko przychód w podatku dochodowym?