Wyprowadzenie błędów i zaszłości - katering

Witam serdecznie

Kontakt do Pana dostałam od XXXX, początkowo wspólnie próbowaliśmy rozwikłać moje wątpliwości jednak nie do końca skutecznie , dlatego też postanowiłam w końcu napisać do Pana. Wstyd się przyznać ale zbierałam się do tego rok, z obawy przed uświadomieniem mi ewentualnych błędów.

Propozycja współpracy pojawiła się z dnia na dzień, musiałam szybko się decydować i zakładać działalność. Kontaktowałam się z wieloma osobami, każdy doradzał coś innego, każda księgowa mówiła o czymś innym. W Internecie żadnych konkretów, przeczytałam chyba wszystko w danym temacie. W końcu zdecydowałam się na taka samą formę sprzedaży i opodatkowania jak firma, która wykonuję dokładnie to samo dla tego samego klienta.

Na początek opiszę czym się zajmuję.

Pracuję dla jednego biura podróży z XXXX, nasza współpraca polega na:
- dostarczaniu wód mineralnych dla grupy turystów do wyznaczonych przez biuro miejsc – hotelu, parkingu, miejsca zwiedzania.
- dostarczaniu lunch boxów (paczek) które zawierają owoc, wafelek, sok lub colę, kanapki/sałatkę, zarówno sałatka i kanapki są przygotowywane przez mnie. Paczki są dostarczane również do hotelu, miejsca zwiedzania, autokaru.
- dostarczaniu na hotelowe stołówki wszystkich potrzebnych produktów i opakowań do samodzielnego stworzenia lunch boxów przez grupę, do moich obowiązków również należy przygotowanie stołów, dbanie o porządek i pomoc przy robieniu kanapek. Na miejsce dostarczane jest pieczywo, sery, pasty, warzywa, nutella, tuńczyk, dżemy, soczki, wafelki, owoce.
- organizacji plisy/pikniku – dostarczenie stołów, kocy i reszty produktów, które już wcześniej wymieniłam do wyznaczonego miejsca, przygotowanie stołów.
- dostarczaniu koszernych produktów na śniadania do hotelu.
- organizacja coffee breaków – dowiezienie kawy ( saszetek), kubków, słodkości, napoi gazowanych owoców.

Pracę tą traktuje jako dodatkowe zajęcie, na co dzień jestem zatrudniona w innej firmie. Są miesiące, w których nie ma zamówień, są takie w których trzeba obsłużyć kilka grup jednocześnie. Pomaga mi w tym głównie mój XXXX i moja XXXX. Moja XXXX bezpłatnie udostępnia mi pomieszczenie w domu, w którym pracuje i magazynuje produkty.

Początkowo myślałam, że będzie to kilka zleceń, jednak zapowiada się na dłuższą współpracę, pytają również o mnie inne biura podróży. Dlatego chce mieć pełną świadomość tego że działam zgodnie z wszelkimi zasadami.

Jako rodzaj opodatkowania wybrałam ryczałt, po przeanalizowaniu wszystkich możliwości okazał się on najkorzystniejszy. Dopasowałam pkd, które wydawały mi się najodpowiedniejsze : 56.21.z, 56.29.z, 4711.z

Początkowo korzystałam ze zwolnienia podmiotowego VAT, jednak już w drugim miesiącu zbliżałam się do proporcjonalnie obliczonego limitu, ponieważ październik i listopad to miesiące w których pracy jest najwięcej, w związku tym szybko stałam się ,,vatowcem”
Biuro podróży ma ustalone dla mnie stawki za ilość osób/paczek. Np
dostawa paczek dla 120 osób = 120 razy XXXXzł = XXXXzł brutto razy np. 3 dni
dostawa produktów na hotelowe stołówki – 120 osób razy XXXXzł = XXXXzł brutto
jedynie woda mineralna jest liczona od szt. Np. 300 butelek razy XXXXzł

Pierwsze faktury zawierały jedną pozycje – usługa cateringowa bez vatu, rozliczana na 8,5% podatku dochodowego. Odkąd na fv musiała się pojawić stawaka VAT, usługa cateringowa z vatem 8% (podatek dochodowy 8,5% ) i woda mineralna – ilość sztuk - VAT 23% (podatek dochodowy 3%).

Prowadzeniem księgowości zajmuje się częściowo ja, a częściowo zaprzyjaźniona księgowa, jednak od tego roku planuje przekazać wszystko do jakiegoś biura. Odpowiedzialność, która na mnie ciąży nie pozwala żyć w spokoju.

Pana bardzo proszę o opinie, wyznaczenie błędów oraz ewentualnie sposobu ich naprawienia.